Ο τρόπος που δρούμε –όπως το να ξοδεύουμε 13 ώρες την εβδομάδα στο email- υποδεικνύει ότι στην πραγματικότητα δεν ξέρουμε για τι πράγμα μιλάμε, όταν αναφερόμαστε στη «διαχείριση του χρόνου» μας. Στο Harvard Business Review η Amy Gallo διέλυσε μερικούς από τους πιο κοινούς μύθους σχετικά με τη «διαχείριση χρόνου», συμπεριλαμβανομένης και της ίδιας της σκοπιμότητας του να διαχειρίζεται κάποιος τον χρόνο του.
Και ιδού:
Μύθος 1: Ο «χρόνος» είναι το σημαντικότερο πράγμα
Ο Jordan Cohen, συγγραφέας του «Make Time for the Work That Matters», λέει ότι θα έπρεπε να μεριμνούμε για την παραγωγικότητα αντί για τον χρόνο, δεδομένου ότι «η διαχείριση χρόνου είναι λανθασμένος όρος».
Είναι όπως το να είσαι υγιής έναντι του να κάνεις δίαιτα: «Μπορείς να κάνεις όση δίαιτα θέλεις, αλλά δεν θα είσαι απαραίτητα πιο υγιής» λέει.
Μύθος 2: Πρέπει να κάνεις όσο περισσότερα μπορείς στον μικρότερο δυνατό χρόνο
Η καθηγήτρια του Harvard Business School και συν-συγγραφέας του «Progress Principle», Teresa Amabile, λέει ότι η «υπερ-δέσμευση», όπως το ονομάζει, είναι ένα από τα χειρότερα πράγματα που μπορούμε να κάνουμε για την παραγωγικότητά μας.
«Εάν δεν προσέχεις τις δεσμεύσεις που έχεις αναλάβει ή αναλαμβάνεις, δεν υπάρχει τεχνική διαχείρισης χρόνου που να μπορεί να το λύσει αυτό» λέει.
Η δυσκολία εδώ έγκειται στο ότι η υπέρ-δέσμευση μπορεί να εκτείνεται σε ολόκληρη την επιχείρηση, να είναι μία κουλτούρα που έχει εγκαθιδρυθεί στην εταιρία. Εάν ο μάνατζερ μονίμως υπερφορτώνει τους πάντες, είναι ώρα να μιλήσεις.
«Είναι δυνατόν να πεις όχι» λέει η Amabile. «Έχεις τη δυνατότητα να το διαπραγματευτείς».
Μύθος 3: Κάποιο παγκόσμιο σύστημα μπορεί να λύσει τα προβλήματα διαχείρισης χρόνου όλων
Υπάρχει μία τεράστια αγορά για τη θεραπεία των ανησυχιών διαχείρισης χρόνου του κόσμου: Ο David Allen και ο Tim Ferriss έχουν κάνει best-sellers, δείχνοντας στον κόσμο πώς να αρχίζουν να «Κάνουν τα πράγματα να γίνονται» (“Getting Things Done”) ή να μεταμορφώσουν τη ζωή τους σε μία «4ωρη Εβδομάδα Εργασίας» (“4-Hour Workweek”).
Ωστόσο, το να γίνεις «μάγος» στη διαχείριση χρόνου είναι θέμα του να βρεις τι λειτουργεί για την δική σου ημέρα εργασίας. Η Amy Gallo μας δίνει τα βήματα:
Δοκίμασε πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις – πραγματικά δοκίμασέ τες. Μην αλλάζεις τον τρόπο που ελέγχεις τα emails σου για μία εβδομάδα και μετά δηλώνεις ότι είναι αποτυχία. Θέσε σημεία αναφοράς για τη μέτρηση της επιτυχίας, δώσε στην προσέγγιση χρόνο και εξέτασε την προοπτική να συμπεριλάβεις σε αυτό και κάποιον άλλο –το αφεντικό σου ή έναν συνάδελφο- για να σε βοηθήσει να αξιολογήσεις εάν πράγματι λειτούργησε.
Νιώσε ελεύθερος να πας με τον αντισυμβατικό τρόπο. Ο συγγραφέας του «A Game of Thrones», R.R Martin, κάνει όλη του τη συγγραφική δουλειά με έναν επεξεργαστή λέξεων ηλικίας 31 ετών, κάτι που τον βοηθάει να μειώσει τις περισπάσεις.
Μύθος 4: Πρέπει να κάνεις μία επαναστατική αλλαγή
Αντί να αναδιοργανώσεις ολόκληρη την εργασιακή ημέρας σου, η Amabile λέει ότι είναι καλύτερα να «μπαλώσεις».
«Μικρά ‘τσιμπήματα’ μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά» λέει. «Η καλύτερη προσέγγιση είναι να ξεκινήσεις με λίγα μικρά πράγματα. Η πρόοδος σε αυτό το πλαίσιο μπορεί να σημαίνει ότι βρίσκεσαι να έχεις κάποιον πρόσθετο χρόνο κάθε μέρα, στον οποίο να μπορείς να σκέφτεσαι ή να εξετάζεις τη στρατηγική σου. Ακόμα κι αν είναι μόνο 20 ή 30 λεπτά επιπλέον την ημέρα, αυτό είναι μία πρόοδος».
Μύθος 5: Η διαχείριση του χρόνου σου εξαρτάται από εσένα
Αντ’ αυτού, συνήθως η αλήθεια είναι ότι το πρόγραμμά σου κυριαρχείται από την επιχείρηση. «Χωρίς να το γνωρίζουν, οι εταιρίες βάζουν πολλά εμπόδια στους υπαλλήλους τους στο να κάνουν τη δουλειά τους – ασαφής στρατηγική και αδέξιες διαδικασίες, είναι μόνο δύο από αυτά» λέει ο Cohen, ο συγγραφέας για θέματα παραγωγικότητας.
Εάν πρόκειται για θέμα ολόκληρης της εταιρίας, όπως το να υπάρχει υπερβολική εξάρτηση από τα emails, ενώ υπάρχουν καλύτερες διαδικασίες διαθέσιμες, τότε μάλλον πρέπει να μιλήσεις σε έναν ανώτερο μάνατζερ. «Χρειάζεται επανασχεδιασμός του τρόπου που γίνεται η δουλειά, του που λαμβάνονται οι αποφάσεις, του πώς λαμβάνονται» συνεχίζει ο Cohen. «Υπάρχει μόνο τόσο, όσο μπορεί να αντέξει ένα σύστημα».
Και φυσικά, εάν σκοπεύεις να ζητήσεις meeting για το ζήτημα, πήγαινε οπλισμένος με προτάσεις και βαθιά γνώση του θέματος.
