Σημαντική προοπτική ανάπτυξης σε όλους τους κλάδους του επιχειρείν, κυρίως σε επιχειρήσεις μεσαίου ή μεγάλου μεγέθους που διαθέτουν δίκτυα πωλήσεων και στόλους διανομής εμπορευμάτων, και οι οποίες διαχειρίζονται σημαντικό όγκο εταιρικών δαπανών έχει η ψηφιακή διαχείριση των εταιρικών εξόδων. Γενικά, η κάλυψη εξόδων για εργαζομένους και στελέχη από τις επιχειρήσεις, δεν είναι μία νέα πρακτική, κυρίως όσον αφορά στα έξοδα μετακίνησης.
Εκτός όμως από τα έξοδα μετακίνησης αξιοσημείωτο ενδιαφέρον από πλευράς επιχειρήσεων παρουσιάζει πλέον και η πρακτική της κάλυψης εξόδων διατροφής, για τα οποία ισχύουν ειδικές φοροαπαλλαγές βάσει σχετικής νομοθεσίας, τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τις επιχειρήσεις.
Ειδικότερα, όπως αναφέρει ο κ. Ιωάννης Ιωαννίδης, Επικεφαλής Διεύθυνσης Προϊόντων Λιανικής Τραπεζικής της Alpha Bank, με την ευκαιρία της διάθεσης του bizpay - της μοναδικής ολοκληρωμένης ψηφιακής λύσης για τη διαχείριση και καταχώριση των εταιρικών εξόδων από τράπεζα στην χώρα μας που ανέπτυξε η Alpha Bank, «η διαχείριση των εταιρικών δαπανών πραγματοποιείται παραδοσιακά με συμπλήρωση και παράδοση έντυπων εξοδολογίων και έντυπων παραστατικών. Εξ' ορισμού αυτό σημαίνει υψηλότερο χρόνο διαχείρισης, ανάγκη αρχειοθέτησης των εντύπων σε φυσικά αρχεία και βέβαια τον κίνδυνο απωλειών των παραστατικών», σημειώνει ο ίδιος, για να συμπληρώσει ότι η ψηφιακή διαχείριση των εταιρικών δαπανών μπορεί να εξυπηρετήσει κάθε επιχείρηση σε κάθε κλάδο, προσφέροντας ευκολία, ασφάλεια και ταχύτητα στη διαχείριση των δαπανών, αλλά και της ρευστότητας που μία επιχείρηση διοχετεύει προς την κάλυψή τους.
Η κάλυψη εξόδων μπορεί να αφορά το σύνολο της ιεραρχίας σε μία επιχείρηση και η απόφαση εναπόκειται πλήρως στη διακριτική ευχέρεια του ίδιου του οργανισμού, είτε πρόκειται για ανώτερα στελέχη που έχουν τακτικά επαγγελματικά ταξίδια, είτε για υπαλλήλους που καλούνται να διαχειριστούν καθημερινές επαγγελματικές δαπάνες, είτε για μία παροχή της επιχείρησης προς τους εργαζόμενους για την κάλυψη εξόδων διατροφής ή κίνησης.
Πώς λειτουργεί η ψηφιακή διαχείριση μέσω του bizpay της Alpha Bank
«Με τη χρήση του bizpay, η παραδοσιακή διαδικασία με παραστατικά σε φυσικό χαρτί αντικαθίστανται με αποκλειστικά ψηφιακή διαχείριση, αφού ο υπάλληλος-κάτοχος της bizpay κάρτας καταχωρεί και «μοιράζεται» τα παραστατικά με το λογιστήριο της επιχείρησης, απλά με μια φωτογραφία από το κινητό του. Το λογιστήριο βλέπει άμεσα τη συναλλαγή και το παραστατικό που τη συνοδεύει, και έπειτα τη διαχειρίζεται. Όλα τα παραπάνω σημαίνουν, πρακτικά, πρωτόγνωρη εξοικονόμηση χρόνου, αλλά και φιλικότητα προς το περιβάλλον με λιγότερο χαρτί», τονίζει στο ΑΠΕ ο κ. Ιωαννίδης.
Το bizpay αποτελεί μία ολοκληρωμένη λύση, που παρέχει επαναφορτιζόμενες προπληρωμένες κάρτες Visa, οι οποίες καλύπτουν όλες τις καθημερινές ανάγκες της επιχείρησης: τη bizpay γενικής χρήσης, τη bizpay εξόδων κίνησης (καύσιμα, ταξί, διόδια, κ.ά.), και τη bizpay εξόδων διατροφής. Οι κάρτες bizpay prepaid Visa είναι συμβατές με σχεδόν τα wallets που παρέχει η Alpha Bank για τις κάρτες Visa (Google Pay, Apple Pay, Garmin Pay) αλλά και με τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες τις Τράπεζας, όπως το Alpha Secure Web. Οι προπληρωμένες κάρτες φορτίζονται και αποφορτίζονται αποκλειστικά από την επιχείρηση, μέσα από το myAlpha Web Επιχειρήσεων με χρέωση του εταιρικού τραπεζικού λογαριασμού. Παράλληλα, με τη δωρεάν εφαρμογή bizpay app για Android και iOS συσκευές, οι υπάλληλοι και συνεργάτες της επιχείρησης μπορούν με το πάτημα ενός κουμπιού να παρακολουθούν τις συναλλαγές τους και το υπόλοιπο ποσό της κάρτας τους, αλλά και να στέλνουν τις αποδείξεις και τα τιμολόγιά τους ψηφιακά, φωτογραφίζοντας τα και στη συνέχεια υποβάλλοντας τα στην επιχείρηση μέσω της εφαρμογής. Έτσι, το λογιστήριο και η οικονομική διεύθυνση μπορούν να παρακολουθήσουν αποτελεσματικότερα τα ποσά φόρτισης και αποφόρτισης συγκεντρωτικά και να ελέγχουν με ασφάλεια τις δαπάνες και τα παραστατικά τους σε ζωντανό χρόνο.
Η ευκολία έκδοσης και η ασφάλεια της χρήσης των προπληρωμένων καρτών είναι μόνο μερικά από τα οφέλη του bizpay, με το κέρδος για τις επιχειρήσεις να μην περιορίζεται μονάχα σε αυτά. Όπως εκτιμά ο Επικεφαλής Διεύθυνσης Προϊόντων Λιανικής Τραπεζικής της Alpha Bank, «το bizpay μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο στις επιχειρήσεις μέσω της συνδυαστικής χρήσης του bizpay app και του myAlpha Web Επιχειρήσεων, συμβάλλοντας με αυτόν τον τρόπο στη μείωση της γραφειοκρατίας εντός του οργανισμού και την καλύτερη διαχείριση χρόνου των στελεχών τους. Παράλληλα, η κάρτα εξόδων διατροφής μπορεί να αντικαταστήσει τις διατακτικές σίτισης που πολλές επιχειρήσεις προσφέρουν στους υπαλλήλους τους ως επιβράβευση αποδοτικότητας, παροχή η οποία απαλλάσσεται της φορολογίας εισοδήματος σύμφωνα με την υφιστάμενη νομοθεσία. Τέλος, η μείωση του όγκου των εντύπων (αποδείξεις, τιμολόγια, κ.ά.), διευκολύνει την εφαρμογή πολιτικών βιώσιμων προς το περιβάλλον, καθώς επιτρέπει στις εταιρείες να συνεχίσουν να λειτουργούν αποτελεσματικά με ένα πιο θετικό περιβαλλοντικό αποτύπωμα».