Το πόσο σημαντική είναι η αποτελεσματική επικοινωνία –και ειδικότερα στις επιχειρήσεις- όλοι το γνωρίζουμε. Θέλουμε να στέλνουμε ξεκάθαρα μηνύματα στους υπάρχοντες και τους εν δυνάμει πελάτες μας και ταυτόχρονα να χτίζουμε και να διατηρούμε ισχυρές γραμμές επικοινωνίας με τα μέλη της ομάδας μας. Παρ’ όλα αυτά, ένας δυσανάλογα μεγάλος αριθμός επιχειρηματιών και διευθυντικών στελεχών αποτυγχάνει σε αυτή την τόσο σημαντική δεξιότητα.
Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της Manpower και της DDI, μόνον το 10% των επικεφαλής επιχειρήσεων ή τμημάτων τους μεταφέρει αποτελεσματικά τις προσδοκίες απόδοσης και επιτυγχάνει να καταλήξει σε μία ξεκάθαρη συμφωνία για τα επόμενα βήματα. Και φυσικά, αυτό είναι πρόβλημα…
Σύμφωνα με τη Δρ. Λορέτα Μαλάντρο, ιδρύτρια και διευθύνουσα σύμβουλο του The Malandro Consulting Group και συγγραφέα του βιβλίου «Speak Up, Show Up and Stand Out», το να γίνει κάποιος αποτελεσματικός στην επικοινωνία είναι δυνατό, ακολουθώντας τους ακόλουθους εννέα απλούς, αλλά ουσιώδεις κανόνες:
1: Ανάλαβε τις ευθύνες σου – στάσου στο ύψος των περιστάσεων
Αναγνώρισε τις κακές επικοινωνιακές σου συνήθειες (ναι, όλοι έχουμε τέτοιες!), παραδέξου ότι τις έχεις και αντικατάστησέ τες με νέες, αποτελεσματικές συνήθειες. Για παράδειγμα, εάν έχεις τη συνήθεια να παίζεις με το κινητό σου την ώρα που κάποιος σου απευθύνει μία ερώτηση, ανάλαβε την ευθύνη για τη συμπεριφορά αυτή και άλλαξέ τη. Απλώς άφηνε στην άκρη το smartphone σου όταν μιλάς με κάποιον και δώσε στον άνθρωπο απέναντί σου όλη την προσοχή σου. Τόσο απλά!
2. Έλεγξε τις ερμηνείες σου – αμφισβήτησε τις προκαταλήψεις σου
Είναι εύκολο να πιστεύουμε ότι είμαστε παραγωγικοί, όταν στην πραγματικότητα δεν είμαστε. Πρέπει να συνειδητοποιήσεις ότι οι πολλές συσκέψεις ή οι συσκέψεις που διαρκούν περισσότερη ώρα δεν είναι απαραίτητα και πιο αποτελεσματικές, η άμεση απάντηση σε μία πλημμύρα από emails δεν είναι απαραίτητα η καλύτερη απάντηση και ότι η μέθοδος επικοινωνίας που προτιμάς εσύ, μπορεί να μη λειτουργεί αποτελεσματικά για άλλους.
3. Κατέστησε τις προσδοκίες σαφείς- οι άλλοι δεν διαβάζουν το μυαλό σου
Όσο κι αν μπορεί να το θέλουν, οι άλλοι δεν μπορούν να διαβάσουν το μυαλό σου. Και εσύ δεν μπορείς να περιμένεις από αυτούς να γνωρίζουν ποιες είναι οι προσδοκίες σου, εάν δεν τις επικοινωνείς ξεκάθαρα και τακτικά. Κάνε απλώς αυτό και οι άνθρωποι στην ομάδα σου θα είναι πολύ πιο αποτελεσματικοί και παραγωγικοί.
4. Δημιούργησε θετικές συνεργασίες – μη μιλάς αρνητικά
Αντί να γκρεμίζεις τους ανθρώπους, χτίζε τους. Όταν ακούς υπαλλήλους σου ή πελάτες να παραπονιούνται για κάτι, πιθανότατα υπάρχει κάποιος λόγος. Έλεγξέ τον, δημιούργησε τρόπους θετικής συνεργασίας με την ομάδα και τους πελάτες σου και εργαστείτε μαζί για την ανάπτυξη λύσεων με διάρκεια.
5. Μίλα ανοιχτά – μη «μαζεύεσαι»
Όταν μιλάς ανοιχτά, χτίζεις εμπιστοσύνη, που θα σου δώσει τη δυνατότητα να γίνεις πιο αποτελεσματικός και ισχυρός πρεσβευτής της αλλαγής. Καλύτερα να είσαι γνωστός ως κάποιος που επικοινωνεί με ειλικρινή, έντιμο και άμεσο τρόπο. Δεν χρειάζεται να είσαι σκληρός, αλλά θα είσαι μακράν πιο αποτελεσματικός εάν λες τα πράγματα ως έχουν, αντί να «κρύβεσαι πίσω από το δάχτυλό σου» και να είσαι διφορούμενος.
6. Δεσμεύσου ή μη δεσμεύεσαι – όχι ημίμετρα
Εάν δεν θέλεις να αναλάβεις κάτι, πες το ξεκάθαρα και υποστήριξε τη θέση σου. Διαφορετικά, θα καταλήγεις συνεχώς με δεσμεύσεις που στην πραγματικότητα δεν αναλαμβάνεις πλήρως και άρα θα λειτουργείς με ημίμετρα. Καλύτερα να αναλαμβάνεις μόνο αυτά που ξέρεις ότι θα κάνεις με διάθεση, πλήρη συγκέντρωση και άρα θα έχουν το αρτιότερο δυνατό αποτέλεσμα, παρά να κάνεις πράγματα «με μισή καρδιά», που τελικά είτε θα υστερούν σε ποιότητα, είτε θα σου κάνουν… τη ζωή μαύρη και θα σε καθιστούν συνεχώς υπόλογο.
7. Μην ψάχνεις υπαίτιους ή δικαιολογίες
Αντί να αναζητείς κάποιον να κατηγορήσεις για λάθη ή προβλήματα, εστίασε στην αναζήτηση λύσεων.
8. Ανάκαμπτε γρήγορα και επέστρεφε δυνατότερος – πάψε να υπερασπίζεσαι τον εαυτό σου
Όλοι κάνουμε λάθη –είναι κάτι δεδομένο στη ζωή και τις δουλειές. Όταν όμως υπεραμυνόμαστε των λαθών μας, δεν προχωράμε. Αναγνώρισε τα λάθη σου, μάθε από αυτά και μετά ανάκαμψε και προσπάθησε πάλι.
9. Να είσαι ακριβής – απόφυγε λεκτικές παγίδες που σε «εκτροχιάζουν»
Το πώς λες κάτι συχνά είναι εξίσου σημαντικό με το τι λες. Με το να γενικεύεις (π.χ «όλοι οι πελάτες μας απεχθάνονται αυτή την ιδέα»), να αποπροσωποποιείς το μήνυμά σου (λέγοντας «εμείς», αντί για «εγώ» ή «εσύ») και με άλλες λεκτικές παγίδες, μπορεί να εκτροχιάσεις την επικοινωνία σου.