«Η καλή ημέρα από το πρωί φαίνεται» λέει το γνωμικό και αυτό ισχύει και όσο αφορά την εργασιακή μας ημέρα. Tο πώς διαχειριζόμαστε τα 10 πρώτα λεπτά της εργασιακής μας ημέρας, μπορεί να καθορίσει σε μεγάλο βαθμό πόσο αποτελεσματική και παραγωγική θα είναι στο σύνολό της, όπως επισημαίνουν ειδικοί σύμβουλοι και επιβεβαιώνουν πολλοί επιτυχημένοι επιχειρηματίες και επαγγελματίες.
Παρακάτω συγκεντρώσαμε μία λίστα τις κυριότερες συμβουλές τους, για τα πράγματα που θα κάνουν πολύ πιο αποδοτική την εργασία μας, εάν αφιερώσουμε σε αυτά το πρώτο 10λεπτο της:
Συλλογίσου
Για να επιτύχεις τους κορυφαίους στόχους σου χρειάζεται να συλλογίζεσαι τακτικά που βρισκόσουν, που βρίσκεσαι τώρα και προς τα πού πηγαίνεις. Πριν αφήσεις τους «θορύβους» της ημέρας να σε απασχολήσουν, κάθισε με ησυχία και απομόνωση και διερωτήσου: «Τι πέτυχα στην κατεύθυνση των στόχων μου μέχρι στιγμής αυτή την εβδομάδα –ή την προηγούμενη εβδομάδα;», «Σε ποιο σημείο και σε ποια κατάσταση βρίσκονται τα τρέχοντα εγχειρήματά μου;», «Τι είναι αυτό που πρέπει να επιτύχω σήμερα σε σχέση με αυτά;».
Φρόντισε την άνεσή σου
Πριν ξεκινήσεις το κύριο μέρος της δουλειάς σου, πάρε λίγο χρόνο για να κάνεις τον εργασιακό σου χώρο άνετο για εσένα για την ημέρα αυτή. Βεβαιώσου ότι η καρέκλα σου είναι στο σωστό ύψος και θέση και τα αντικείμενα που χρησιμοποιείς τακτικά –π.χ. τηλέφωνο, πληκτρολόγιο, το ποντίκι του υπολογιστή, κάποια έγγραφα- βρίσκονται εντός μίας ακτίνας στην οποία έχεις άμεση πρόσβαση. Φρόντισε να έχεις τον σωστό φωτισμό για τις συνθήκες. Η ημέρα σου θα πάει πολύ καλύτερα εάν εξ’ αρχής δημιουργήσεις ένα εργονομικό, λειτουργικό περιβάλλον.
Δες το πρόγραμμά σου και κάνε τις απαραίτητες αλλαγές
Αυτό θα σε βοηθήσει να θυμάσαι μεν την αναγκαιότητα του να ακολουθείς το σχέδιό σου, αλλά και να συγκεντρωθείς στις δουλειές που είναι όντως σημαντικές και όχι μόνο επείγουσες. Θα μπορέσεις έτσι να επεξεργαστείς νοητικά το κάθε τι που έχεις να κάνεις στην ημέρα και να προνοήσεις για τις πιθανές προκλήσεις που μπορεί να προκύψουν σε σημεία του προγράμματός σου, ώστε να το αναπροσαρμόσεις ανάλογα και να αποφύγεις δυσάρεστες εκπλήξεις μετά.
Θέσε προτεραιότητες
Ένα από τα θετικά αποτελέσματα του να βλέπεις εξ’ αρχής τη συνολική εικόνα της ημέρας σου είναι ότι έχεις τη δυνατότητα να θέσεις καλύτερα τις προτεραιότητές σου. Μην κάνεις απλώς τη λίστα με τα πράγματα που πρέπει να γίνουν, αλλά προσπάθησε να θέσεις μία ρεαλιστική ιεραρχία τους.
Βρες χρόνο για ένα «γεια» στην ομάδα σου
Αυτό είναι ζωτικής σημασίας ειδικά εάν ηγείσαι κάποιας ομάδας, αλλά είναι σημαντικό οποιαδήποτε κι αν είναι η θέση σου. Δηλώνοντας «παρών» στην ομάδα ή τον προϊστάμενό σου, βοηθάει εσένα και τους υπόλοιπους να συντονιστείτε στην αρχή της ημέρας και να είστε πιο παραγωγικοί και δημιουργικοί στη συνέχεια. Το να είσαι φιλικός το πρωί θα κάνει το εργασιακό σου περιβάλλον πιο ευχάριστο για όλους –και αυτή η συμπεριφορά είναι μεταδοτική!
Ανίχνευσε το «κλίμα»
Εάν ηγείσαι μίας ομάδας, μία σύντομη κουβεντούλα το πρωί με τους συναδέλφους σου θα σου δείξει τις επικρατούσες «θερμοκρασίες», πόσο κινητοποιημένοι είναι, πόσο διάθεση έχουν ν συμμετάσχουν σε κάτι σημαντικό. Μπορεί να δεις τα επίπεδα ικανοποίησης του καθενός από τη δουλειά του και τα επίπεδα ενέργειας της ομάδας συνολικά. Εάν κάποια πράγματα φαίνονται «σκούρα», καλύτερα να ορίσεις χρόνο να τα διαχειριστείς αργότερα μέσα στην ημέρα.
Οργάνωσε το χώρο σου
Μία από τις μεγαλύτερες «χρονορουφήχτρες» είναι η ακαταστασία, όπου δε μπορείς να βρεις κάτι που ψάχνεις τη σωστή στιγμή. Άλλωστε, το να βλέπεις μπροστά σου ένα τακτοποιημένο γραφείο –ή ακόμα και το desktop του υπολογιστή σου- θα σε βοηθήσει να έχεις πιο καθαρό μυαλό για τις δουλειές της ημέρας.
Δες τα e-mails σου στρατηγικά
Η έμφαση είναι στο «στρατηγικά», διότι το email μπορεί πολύ εύκολα να γίνει μία χρονοβόρα περίσπαση. Μπορεί να είναι μία από τις δραστηριότητες που σε κάνει να αισθάνεσαι ότι πραγματικά κάνεις κάτι σημαντικό, ταυτόχρονα όμως ελλοχεύει ο κίνδυνος να μην εστιάζεις σε θέματα υψηλής προτεραιότητας και να επιτρέπεις σε άλλα –λιγότερο σημαντικά- να καθορίσουν το πρόγραμμά σου.
Απόφευγε και έσω προετοιμασμένος για περισπασμούς
Όλοι μας αντιμετωπίζουμε λίγο-πολύ τις ίδιες περισπάσεις στο ξεκίνημα της ημέρας. Πρέπει να ξέρουμε πώς να τις μετριάσουμε, προκειμένου να μεγιστοποιούμε την αξία των πρώτων λεπτών μας στην εργασία μας. Αχρείαστα meetings, τηλεφωνήματα χαμηλής προτεραιότητας, συνάδελφοι με υπερ-ομιλητική διάθεση, social media, εισερχόμενα μηνύματα ή emails ή άλλες μη σημαντικές ειδοποιήσεις – Θεώρησε όλα αυτά προκλήσεις ως προς το να συγκεντρωθείς στη στρατηγική της ημέρας.
Βρες χρόνο να είσαι ευγνώμων
Ένας πολύ όμορφος τρόπος για να ξεκινήσει θετικά η ημέρα σου είναι να κατονομάσεις κάτι για το οποίο είσαι ευγνώμων, είτε είναι κάτι που σχετίζεται με τη δουλειά, είτε προσωπικό. Θα τονώσει τη διάθεσή σου και το κίνητρό σου και θα σου υπενθυμίσει να εκτιμάς τις μικρές ομορφιές της καθημερινότητας.
