Το 95% των ελληνικών επιχειρήσεων αναγνωρίζουν τη σημαντικότητα της σωστής διαχείρισης των εταιρικών εξόδων τους, αλλά το 55% εξ αυτών δηλώνουν πως δεν είναι ικανοποιημένες από τους υπάρχοντες τρόπους διαχείρισης, όπως προκύπτει από τα αποτελέσματα της πρώτης πανελλήνιας έρευνας για τη «Διαχείριση Εταιρικών Εξόδων» της Edenred, που πραγματοποιήθηκε σε συνολικά 288 decision makers από διαφορετικούς κλάδους της αγοράς και διαφορετικά μεγέθη επιχείρησης.
Για πρώτη φορά, στην Ελλάδα, καταγράφηκε η ξεκάθαρη ανάγκη των επιχειρήσεων για τη διαχείριση των εταιρικών εξόδων τους, οι τρόποι με τους οποίους αντιμετωπίζουν το ζήτημα σήμερα, αλλά και ποιες είναι οι προτεραιότητές τους. Η έρευνα πραγματοποιήθηκε τον Σεπτέμβριο του 2017, μέσω online ερωτηματολογίου, σε υπάρχοντες πελάτες της Edenred, αλλά και σε τρίτες επιχειρήσεις, στοχεύοντας στους άκρως αρμόδιους για τη διαχείριση των εταιρικών εξόδων σε κάθε οργανισμό. Η πλειονότητα των απαντήσεων προήλθε από στελέχη ανθρώπινου δυναμικού, γενικούς διευθυντές και ιδιοκτήτες, σε ποσοστό που ξεπέρασε το 56%.
Σύμφωνα με την έρευνα, η διαχείριση εταιρικών εξόδων (Expense Management) αποτελεί σημαντική προτεραιότητα των ελληνικών επιχειρήσεων, με το 95% να δηλώνει ότι είναι «μεγάλης» ή «πολύ μεγάλης» σημασίας για τον οργανισμό τους. Ωστόσο, περισσότερες από τις μισές επιχειρήσεις (55%) δηλώνουν πως δεν είναι ικανοποιημένες από τον υπάρχοντα τρόπο διαχείρισης των εταιρικών εξόδων τους. Μεταξύ των σημαντικότερων εξόδων που απασχολούν περισσότερο τις ελληνικές επιχειρήσεις σήμερα είναι η διαχείριση γευμάτων εκτός έδρας (65%), τα καύσιμα και τα εταιρικά γεύματα (55%) και η διαμονή σε ξενοδοχεία (52%).
Οι πιο δημοφιλείς πρακτικές που εφαρμόζουν οι επιχειρήσεις, σήμερα, είναι οι εξής:
- Πάγια προκαταβολή από το λογιστήριο (μετρητά ή κατάθεση σε λογαριασμό του υπαλλήλου) σε ποσοστό 57,6%.
- Απολογιστικά, με τους υπαλλήλους να καλύπτουν αρχικά τα έξοδα και, εν συνεχεία, να συντάσσουν εξοδολόγιο, προκειμένου να αποζημιωθούν, σε ποσοστό 49,3%.
-Πιο σύγχρονοι τρόποι διαχείρισης, όπως πιστωτικές κάρτες και κάρτες καυσίμων υπάρχουν, όμως ακολουθούνται από πολύ μικρότερο ποσοστό, συνήθως συνδυαστικά με τους δύο προαναφερθέντες τρόπους (πάγιες προκαταβολές ή και απολογιστικά).
Τα κυριότερα προβλήματα και προκλήσεις στη διαχείριση εταιρικών εξόδων που έχουν να αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις, σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας της Edenred, είναι:
- Έλλειψη ελέγχου κατά τη χρήση πιστωτικών καρτών ή μετρητών που μπορεί να θέσει τόσο τον εργαζόμενο, όσο και την επιχείρηση σε κίνδυνο, λόγω υψηλών πιστωτικών ορίων.
- Χρονοβόρες διαδικασίες, που αφενός μειώνουν την παραγωγικότητα αφετέρου δημιουργούν δυσάρεστο κλίμα, όταν απαιτείται η επιστροφή χρημάτων, εξαιτίας λανθασμένων κινήσεων.
- Δυσκολία στην εκταμίευση μετρητών, λόγω των υφιστάμενων capital controls.
- Υψηλή γραφειοκρατία (συλλογή και κατάθεση αποδείξεων), που μπορεί να οδηγήσει σε απώλειες αποζημίωσης, αλλά και λάθη.
Σε ερώτηση της έρευνας για τα χαρακτηριστικά που θα αναζητούσαν οι ερωτηθέντες από μία πιο σύγχρονη λύση για τη διαχείριση των εταιρικών εξόδων τους, στην κορυφή της κατάταξης βρέθηκε η μείωση του χρόνου διαχείρισης με ποσοστό 55,9% και το καλύτερο reporting και ο αντίστοιχος έλεγχος με 50,3%. Επίσης, περισσότερες από μία στις τρεις επιχειρήσεις θεωρούν ως «εξαιρετικά σημαντικό» το θέμα της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία και την κατάργηση αποθήκευσης εξοδολογίων, ενώ εξαιρετικά υψηλός ήταν και ο βαθμός προτεραιότητας γύρω από το ζήτημα της μείωσης κόστους και τη συμμόρφωση των εξόδων με την πολιτική τής εταιρείας, αφού σχεδόν εννέα στις δέκα ερωτηθείσες εταιρείες το χαρακτήρισαν ως «σημαντικό ή εξαιρετικά σημαντικό» ζήτημα.
Συνολικά, οι ελληνικές επιχειρήσεις αναζητούν τα εξής χαρακτηριστικά από μία σύγχρονη λύση διαχείρισης: Ευκολία χρήσης, ευελιξία, χαμηλό κόστος χρήσης και διαφάνεια στο reporting.